Organización de eventos masivos
Consideración de todos los elementos para un evento masivo:
- Producción
- Seguridad
- AV
- Logística
- Mantenimiento
- Boletaje
- Catering
- Alimentos y bebidas
- Medios
- Merch
- Sistemas
- Activaciones
Producción
- Horarios de colocación/ instalación
- Instalación de pantallas, escenario e iluminación
- Unidades móviles - con propio generador
- Ensayo (con o sin cámaras)
- Solicitud de líneas telefónicas y conexiones de internet
- Confirmar si existen generadores en el recinto
- Definición de tamaño del escenario (longitud, altura)
- Definición de apoyos visuales (pirotecnia, humo, etc.)
- Definición del montaje para el house
- Ubicación de iluminación a nivel de canchas (robóticas)
- Conexión de la unidad (scoreboard, pantallas)
- Y si sucede una conferencia de prensa del evento (anterior o posterior al concierto.....)
- Montaje de tablones, sillas, sistema de micrófonos fijos, audio, faldones.....
Seguridad
- Solicitud de apertura de puertas del recinto (normalmente 2-3 horas antes del evento, dependiendo de la masividad del mismo)
- Acreditaciones un día antes del montaje a todos desde el día de montaje.
- All access
- Vehiculares
- Prensa
- Solicitud/ revisión de accesos vehiculares para área de montaje y lugares de estacionamiento reservados.
Audio/ video
Definición de imágenes de apoyo a utilizar durante el video (pantallas, anillos, proyecciones especiales, etc)
Logística
- Revisión de status general de camerinos
- Definición de camerinos por categoría (AAA, AA, A)
- Acomodos para solicitudes particulares del rider del artista y producción (cambio de sillas por sillones, salas, mobiliario, etc)
- Entrega de acreditaciones a cada una de las áreas correspondientes
- Entrega y control de aparatos de comunicación (radios)
Mantenimiento
- Encender/ controlar sistemas de electricidad, hidráulicos, limpieza general previa y posterior al evento.
- Colocación /desmontaje de lugares específicos para colocacion de cámaras, house, etc.
- Correcto almacenamiento en bodega de todos los elementos a montar/ desmontar para evitar irrumpir el tráfico general de operación del evento.
Catering
- Definición de horario de montaje y número de pax
- Definición del menú y presentación del mismo
- Revisión de peticiones particulares del artista
- Servicio exclusivo/ definido vs. Rider y supervisión del mismo
- Horarios de servicio/ áreas de servicio
- Producción
- Camerinos
A y B
- Áreas de colocación de alimentos y bebidas de cada proveedor
- Definición de precios/ costos
- Temperaturas, restricciones de alimentos y bebidas
- Sistema de cobro (efectivo, tarjetas)
- Armando de "packs" (valor agregado)
Medios
- Horarios previos de acreditación de medios al recinto
- Sistema de acceso para control de medios (boleto, brazalete, etc)
- Ubicación dentro del recinto para cámaras, fotografía y reporteros
- Tiempo de permanencia de los medios durante el evento (normalmente son 15 min o las 3 primeras canciones)
- Control de los medios antes de su acceso, durante su permanencia y supervisión para su salida del recinto.
Merchandising
- Ubicación dentro del recinto para la venta del merch oficial del evento/ artista
- Fechas y horarios de llegada al merch del recinto
- Control de inventarios/ almacenamiento
- Sistema de cobro
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